L'entraide Bascan Mentorat
Le mentorat est une initiative bénévole où un mentor met à disposition son expérience auprès d'un mentoré en demande d'écoute, de soutien ou d'évolution. Une relation réciproque où chaque partie a quelque chose à partager.
Réservé aux anciens élèves, professeurs et personnels du lycée Louis-Bascan.
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Comment fonctionne Bascan Mentorat ?
L'outil accompagne trois types d'utilisateurs, chacun avec son parcours dédié.
Parcours Mentor
- Inscription comme mentor (sujets, capacité, bio, disponibilité)
- Réception de demandes avec notification email
- Acceptation/refus avec email automatique au mentoré
- Messagerie intégrée avec notifications email
- Définition des créneaux récurrents et exceptions
- Validation des demandes de réservation
- Création de salles de visioconférence Jitsi Meet
- Statistiques personnelles (mentorés, note moyenne)
- Badge « Mentor vérifié » attribué par l'admin
- Badge « Super mentor » attribué automatiquement
- Historique + export CSV
- Masquage des réunions passées
- Clôture de relation
Parcours Mentoré
- Recherche de mentors via annuaire filtrable
- Badges visibles (vérifié + super mentor) + mini-stats publiques
- Envoi de demandes avec message de motivation
- Réception d'emails (acceptation, refus, relance)
- Messagerie intégrée avec notifications email
- Réservation de créneaux selon les disponibilités du mentor
- Accès aux salles de visioconférence Jitsi Meet
- Réception d'emails de rappel (24h et 15min avant)
- Réponse aux enquêtes de satisfaction (4 semaines)
- Statistiques personnelles
- Masquage de ses propres réunions
- Historique + export CSV
Parcours Admin
- Dashboard avec 6 compteurs
- Top mentors et relations récentes
- Liste des mentors avec filtres et badges
- Attribution/retrait du badge « Mentor vérifié »
- Liste des binômes avec filtres
- Bouton « Renvoyer » l'email d'acceptation
- Résultats d'enquêtes avec graphiques
- Log complet des emails (statut, date, erreur)
- Prévisualisation des emails avant envoi
- Journal d'audit complet (toutes les actions tracées)
- Statistiques par période (6 graphiques)
- Purge automatique configurable des logs
Bien plus qu'un simple chat
Le module de mentorat a été enrichi pour offrir une expérience complète : planification, visioconférence, notifications intelligentes et traçabilité.
Disponibilités hebdomadaires
Chaque mentor définit ses créneaux récurrents (par exemple « Mardi 18h-20h ») et peut ajouter des exceptions pour les vacances ou indisponibilités ponctuelles.
- Créneaux récurrents par jour de la semaine
- Exceptions ponctuelles (vacances, formation)
- Contrôle anti-chevauchement
- Fuseau Europe/Paris uniquement
- Visible par les mentorés depuis la relation
Réservations de créneaux
Les mentorés peuvent demander une réservation sur un créneau précis. Le mentor valide ou refuse, et les deux parties sont notifiées par email.
- Demande de créneau depuis la page de relation
- Validation par le mentor (acceptation/refus)
- Vérification automatique du créneau
- Détection des exceptions et chevauchements
- Historique complet des réservations
Visioconférence Jitsi Meet
Chaque réservation confirmée permet de créer une salle de visioconférence sécurisée, accessible en un clic depuis l'interface ou par email.
- Nom de salle unique et sécurisé
- Lobby Jitsi activé par défaut
- Création par le mentor en un clic
- Accès protégé (membres de la relation uniquement)
- Notification email automatique au mentoré
- Aucune inscription externe requise
Notifications intelligentes
Un système de rappels automatiques vous tient informé des événements importants, sans jamais surcharger votre boîte mail.
- Email « salle prête » avec lien direct
- Rappel 24h avant la réunion
- Rappel 15 min avant la réunion
- Anti-doublon garanti (aucun email en double)
- Désactivable dans les préférences
Tableau de bord personnalisé
D'un coup d'œil, retrouvez l'essentiel de votre activité : mentorés actifs, demandes en attente, réservations à valider et taux de réponse.
- 4 cartes statistiques en temps réel
- Bannière « prochaine réunion » avec compte à rebours
- Bouton direct pour rejoindre ou créer la salle
- Taux de réponse et délai moyen calculés
- Visible uniquement pour les mentors
Masquage des réunions passées
Mentor et mentoré peuvent masquer leurs réunions passées de leur historique personnel, sans impacter l'autre partie ni la traçabilité.
- Masquage indépendant par rôle
- Réversible en un clic
- Vue « réunions masquées » dédiée
- Traçabilité conservée en base
- Journal d'audit horodaté
Le workflow d'une relation de mentorat
De la première demande jusqu'à la clôture, chaque étape est documentée et sécurisée.
Étape 1 — Recherche et demande
Étape 2 — Traitement de la demande
- ✅ Relation de mentorat créée
- 📧 Email envoyé au mentoré
- 💬 Messagerie accessible
- 📅 Réservation de créneaux possible
- 📧 Email envoyé au mentoré
- 🔗 Lien vers l'annuaire pour trouver un autre mentor
- 🔄 Le mentoré peut solliciter un autre mentor
Étape 3 — La relation de mentorat
Étape 4 — Suivi et valorisation
10 domaines où les mentors peuvent vous aider
Chaque mentor choisit les sujets sur lesquels il souhaite s'impliquer.
Orientation scolaire et professionnelle
Clarifier un projet d'études ou de carrière
Insertion professionnelle
Recherche d'emploi, stage, CV, entretien
Création d'entreprise
Structurer un projet entrepreneurial
Inclusion et diversité
Accompagner les parcours dans un esprit d'équité
Reconversion professionnelle
Bifurquer, se réorienter, valoriser ses acquis
Développement des compétences
Montée en compétences, soft skills
Développement du réseau
Rencontrer les bons interlocuteurs
Poursuite d'études supérieures
Choix de filière, Parcoursup, grandes écoles
Expérience à l'étranger
Mobilité, stages et études hors de France
Autre
Tout autre sujet non listé
Deux badges pour valoriser les mentors
Les badges sont affichés dans l'annuaire, sur le profil et sur les relations actives. Ils sont cumulables.
Mentor vérifié
Attribué manuellement par l'équipe d'administration
- Signifie que le mentor a été validé par l'équipe
- Attribution manuelle avec log d'audit (qui, quand)
- Peut être retiré à tout moment par l'admin
- Visible dans l'annuaire, le dashboard et l'admin
Super mentor
Attribution automatique après validation des critères
- 5 relations clôturées minimum
- Note moyenne ≥ 4.5 / 5
- 5 enquêtes reçues minimum
- Email de félicitations envoyé automatiquement
- Priorité d'affichage dans l'annuaire
Des statistiques pour chaque membre
Chaque utilisateur dispose d'un tableau de bord avec ses indicateurs personnels.
Les chiffres ci-dessous sont des exemples destinés à illustrer les tableaux de bord.
Pour les mentors (exemple)
Suivez votre activité, la satisfaction de vos mentorés et vos prochaines réunions en temps réel.
Tableau de bord mentor (nouveau — exemple)
En haut du dashboard mentorat, 4 cartes donnent l'état de votre activité en un clin d'œil, avec une bannière pour votre prochaine réunion.
Pour les mentorés (exemple)
Suivez votre parcours et vos retours d'expérience.
Un système d'emails complet
Chaque action importante déclenche un email automatique pour vous tenir informé, sans avoir à vérifier la plateforme en continu.
| Type d'email | Destinataire | Déclencheur |
|---|---|---|
| Nouvelle demande de mentorat | Mentor | Un mentoré vous envoie une demande Automatique |
| Demande acceptée | Mentoré | Le mentor accepte votre demande Automatique |
| Demande refusée | Mentoré | Le mentor refuse votre demande Automatique |
| Nouveau message | Destinataire du message | Un message est envoyé dans une relation Automatique |
| Enquête de satisfaction | Mentor + Mentoré | 4 semaines après le début d'une relation Automatique |
| Relance d'enquête | Mentor ou Mentoré | 7 jours après l'envoi de l'enquête sans réponse Automatique |
| Relance mentor silencieux | Mentor | 7 jours après une demande sans réponse Automatique |
| Félicitations Super mentor | Mentor | Attribution automatique du badge Automatique |
| Salle de visioconférence prête | Mentoré | Le mentor crée une salle Jitsi Meet Automatique |
| Rappel 24 heures avant | Mentor + Mentoré | 24h avant une réunion confirmée Automatique |
| Rappel 15 minutes avant | Mentor + Mentoré | 15 min avant une réunion confirmée Automatique |
Vous gardez le contrôle sur vos emails
Dans votre espace membre, une page « Préférences de notification » vous permet d'activer ou de désactiver les emails du mentorat.
Page « Mes emails »
Accessible depuis votre espace membre, elle vous permet de gérer vos préférences en un clic.
Les emails liés aux actions explicites (acceptation, refus) et aux enquêtes de satisfaction sont toujours envoyés pour garantir le bon fonctionnement du programme. Seuls les emails informatifs (nouvelle demande, nouveau message, relance) peuvent être désactivés.
Un module conçu pour la confidentialité et la fiabilité
Le module de mentorat a été développé avec un soin particulier pour la sécurité, la traçabilité et le respect de la vie privée.
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Prêt à rejoindre l'entraide Bascan ?
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