Comment fonctionne le système d'e-mails du mentorat ?
Derrière chaque relation de mentorat, il y a un système de notifications discret mais essentiel : il vous prévient au bon moment, sans jamais vous inonder, et sans jamais perdre un message important.
Système de notifications — Bascan Alumni v1.0
Un système de notifications, pas de spam
Le mentorat repose sur des échanges réguliers entre un mentor et un mentoré. Sans notifications, il faudrait vérifier la plateforme en permanence. Avec des notifications mal dosées, on serait submergé. Le système d'e-mails de Bascan Alumni a été conçu pour trouver l'équilibre.
Vous prévenir au bon moment
Chaque événement important (nouvelle demande, acceptation, message, rappel de réunion) déclenche un e-mail précis, qui arrive dans les secondes qui suivent.
Ne jamais doublonner
Un e-mail n'est envoyé qu'une seule fois, même si plusieurs conditions sont réunies. Cela évite de recevoir trois fois le même rappel.
Vous laisser le choix
Certains e-mails sont obligatoires (acceptation, refus), d'autres sont désactivables (rappels, notifications informatives). Vous gardez le contrôle.
Les 11 e-mails du mentorat
Chaque e-mail a un déclencheur précis, un destinataire identifié, et un objectif clair.
| Destinataire | Déclencheur | Type | |
|---|---|---|---|
| Nouvelle demande de mentorat | Mentor | Un mentoré vous envoie une demande | Informatif |
| Demande acceptée | Mentoré | Le mentor accepte votre demande | Automatique |
| Demande refusée | Mentoré | Le mentor refuse votre demande | Automatique |
| Nouveau message | Destinataire | Un message est envoyé dans une relation | Informatif |
| Enquête de satisfaction | Mentor + Mentoré | 4 semaines après le début d'une relation | Automatique |
| Relance d'enquête | Mentor ou Mentoré | 7 jours après l'envoi de l'enquête sans réponse | Automatique |
| Relance mentor silencieux | Mentor | 7 jours après une demande sans réponse | Informatif |
| Félicitations Super mentor | Mentor | Attribution automatique du badge | Automatique |
| Salle de visioconférence prête | Mentoré | Le mentor crée une salle Jitsi Meet | Automatique |
| Rappel 24 heures avant | Mentor + Mentoré | 24 h avant une réunion confirmée | Automatique |
| Rappel 15 minutes avant | Mentor + Mentoré | 15 min avant une réunion confirmée | Automatique |
Comment un e-mail est-il envoyé ?
De l'action de l'utilisateur à la réception dans sa boîte mail, voici ce qui se passe.
Un événement se produit
Action de l'utilisateur ou tâche planifiée
Par exemple : un mentoré envoie une demande, un mentor accepte, ou le système détecte qu'une réunion approche.
La plateforme choisit le bon e-mail
Fonction de l'événement et du destinataire
Selon le type d'événement, la plateforme sait quel modèle d'e-mail utiliser, à qui l'envoyer, et avec quel contenu.
La plateforme vérifie les préférences
Pour les e-mails informatifs uniquement
Si l'utilisateur a désactivé les notifications informatives, l'e-mail n'est pas envoyé. Les e-mails critiques (acceptation, refus) sont toujours envoyés.
La plateforme vérifie l'anti-doublon
Pas de doublon, jamais
Avant l'envoi, la plateforme vérifie qu'un e-mail identique n'a pas déjà été envoyé récemment. Si c'est le cas, elle n'envoie rien.
L'e-mail est envoyé
Via le serveur mail du lycée
L'e-mail est construit à partir d'un modèle (contenu personnalisé), puis envoyé via la fonction mail() de PHP.
L'envoi est tracé
Dans un journal d'e-mails
Chaque envoi est enregistré (date, destinataire, statut, éventuelle erreur). L'administrateur peut consulter ce journal pour diagnostiquer un problème.
Trois garanties pour vous
Ce qui rend ce système fiable au quotidien.
1. Anti-doublon
Un e-mail n'est jamais envoyé deux fois pour le même événement. Vous ne recevez pas trois rappels de la même réunion, ni deux notifications pour une même demande.
2. Priorité aux e-mails critiques
Les e-mails d'acceptation, de refus et d'enquête sont toujours envoyés, même si vous avez désactivé les notifications informatives. Ils garantissent le bon fonctionnement du programme.
3. Traçabilité
Chaque envoi est consigné dans un journal : date, destinataire, statut, éventuelle erreur. L'administrateur peut vérifier qu'un e-mail a bien été envoyé.
Les limites à connaître
Tout système a ses compromis. En voici les principaux, pour anticiper sereinement.
- Dépendance au serveur mail. Si le serveur mail du lycée est indisponible, les e-mails ne partent pas. Un journal permet de diagnostiquer, mais pas de rattraper un envoi manqué.
- Pas de suivi de lecture. La plateforme ne sait pas si vous avez lu l'e-mail. Seul l'envoi est tracé.
- Boîte de réception saturée. Si votre boîte est pleine, l'e-mail peut être rejeté. Pensez à faire de la place.
- Délai de traitement. Un e-mail peut mettre quelques secondes à quelques minutes à arriver, selon votre fournisseur.
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